Microsoft
Outlook là một phần mềm quản lý email hiệu quả,
đi kèm với bộ Microsoft Office. Không chỉ hoạt động ổn định mà phần mềm này còn
có rất nhiều tính năng giúp việc gửi và nhận mail thuận tiện hơn. Nếu
nắm được một số thủ thuật dưới đây, thì việc đọc và xử lý mail của các bạn sẽ
rất nhanh chóng và nhiều thú vị.
Phần mềm Microsoft Outlook
Biểu
tượng (Icon)
Outlook 2010:
Outlook 2016:
Giao
diện chính
Đây là giao
diện chính của Outlook 2010, giao diện của Outlook 2013 và Outlook 2016 sẽ gần
như tương tự.
Các phím tắt
Do nằm trong
bộ Microsoft Office nên Outlook sẽ có đủ các phím tắt thường dùng như Ctrl + B (bôi đen), Ctrl + I (in nghiêng), Ctrl + L, Ctrl + E, Ctrl + R (canh
lề). Mọi người có thể tham khảo thêm trong tài liệu: Các phím tắt hay khi sử dụng máy tính.
Bản thân
Outlook sẽ có riêng một số các phím tắt hay dùng sau đây
Phím tắt
|
Công dụng
|
F9 hoặc Alt + 1
|
Send/Receive
All Folders
|
Ctrl + N
|
Soạn email mới
|
Ctrl + Enter
|
Gửi
email
|
Ctrl + R
|
Reply
|
Alt + L
|
Reply
All
|
Ctrl + F
|
Forward
|
Ctrl + Alt + F
|
Forward
as attachment
|
F3 hoặc Ctrl + E
|
Đến ô tìm kiếm
|
Ctrl + ,
|
Chuyển
đến email trước
|
Ctrl + .
|
Chuyển đến email sau
|
Ctrl + K
|
Check
names
|
Insert
|
Chuyển trạng thái cho email
|
Ctrl + Shift + N
|
Tạo
thư mục mới
|
Ngoài ra, khi
đang copy một đoạn văn bản và muốn gửi mail nhanh với đoạn văn bản đó thì chỉ cần
Ctrl + V ngay trong màn hình chính của
Outlook mà không cần phải mở New Email.
2. Tạo
Rules
Tương tự như
với các phần mềm email khác, Outlook cũng tạo được các rules để tự động chuyển
tiếp, copy, xóa… email. Trong thẻ Home, chỉ cần chọn Rule -> Create Rule…
Để tạo Rules
nhanh, mọi người chỉ cần click chuột phải vào một email muốn tạo Rules và chọn Create Rule…
Hoặc đơn giản là muốn tạo Rule để chuyển email đến một thư mục nào đó thì chỉ cần
Chọn Always Move
Messages…. sau đó chọn thư mục chuyển đến. Cách tạo Rules này nhanh
hơn rất nhiều so với cách tạo Rules ở các phần mềm quản lý Mail khác.
Tạo
email mẫu (Template)
Có phải hàng
ngày mọi người đều phải gửi những email có nội dung tương tự nhau và đến những
người nhất định? Nhiều người sẽ chọn cách là Reply hoặc Forward email
đã gửi và trực tiếp chỉnh sửa trên email đó. Cách này dễ gây nhầm lẫn, mất thời
gian và có vẻ như tạo ra sự nhàm chán.
Chúng ta có
thể lưu một email mẫu bao gồm: Người nhận,
Tiêu đề và Nội dung. Mỗi lần muốn gửi email này đi chỉ mở lại email này lên và
gửi đi.
Cách làm:
-
Tạo
một email mới như bình thường, đánh đầy đủ các thông tin như Người nhận, Tiêu đề, Nội dung….
Ví dụ:
-
Vào
File
-> Chọn Save
as. Trong mục Save as type chọn Outlook Template (*.oft) và chọn Save.
-
Bây
giờ, mỗi lần mọi người muốn gửi email mẫu này, thay vì click vào New E-mail
như mọi khi thì chỉ cần chọn New Items -> More
Items -> Choose From. Trong phần Look In: chọn User Templates
in File System sau đó chỉ cần chọn email mình đã soạn sẵn nội dung.
Hẹn giờ gửi email
Trong một số
trường hợp chúng ta cần gửi email vào một thời điểm nhất định nào đó (hẹn cuộc
họp, gửi báo cáo đúng deadline, chúc mừng sinh nhật…). Trong Outlook đã tích hợp
sẵn tính năng hẹn giờ gửi email này.
Sau khi đã
soạn xong email, để hẹn giờ gửi mọi người chỉ cần vào Options -> Delay Delivery
Một cửa sổ mới
hiện lên
Tích dấu vào
Do not
deliver before và chọn ngày giờ gửi mail đi.
Sau khi đã
chọn xong, nhấn Send
để gửi như bình thường. Email sẽ được gửi đi vào đúng ngày giờ mọi người đã chọn
từ trước.
**Lưu
ý: Outlook phải được mở tại thời điểm email gửi đi.
Sử dụng cờ và lời nhắc để đánh dấu email
Sử dụng cờ và lời nhắc để đánh dấu email
Outlook có
tính năng đánh dấu email theo cờ (flag) để xác định độ ưu tiên của email.
Để đánh cờ
cho một email, chỉ cần click chuột phải vào hình lá cờ bên phía tay phải của
email. Sau đó chọn màu cờ tương ứng với độ quan trọng của email. Today: Email phải trả lời trong ngày
hôm nay, Tomorrow: Email phải trả lời
trong ngày mai…
Mọi người có
thể đánh dấu cờ theo độ quan trọng của email hoặc theo từng người, nhóm người.
Ví dụ như đánh dấu cờ theo khách hàng, đồng nghiệp, cấp trên.
Để tự động
đánh dấu cờ theo từng người: Manage Rules & Alerts, rồi nhấn nút New Rule,
sau đó chọn Flag
messages from someone for follow-up. Luật này sẽ yêu cầu chọn người
gửi và kiểu đánh dấu cờ.
Nếu đánh dấu
cờ là chưa đủ thì mọi người có thể sử dụng thêm Lời nhắc (Reminder). Tương tự
như gắn cờ, click chuột phải lá cờ bên phía tay phải của email và chọn Add Reminder…
Sign up here with your email
ConversionConversion EmoticonEmoticon